POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y responsabilidades que tiene VEHÍCULOS DEL LLANO S.A.S. y sus grupos de interés para la recopilación, tratamiento y disposición de la información y privacidad de los datos personales.

2. ALCANCE

Aplica para a todos los colaboradores, contratistas, proveedores, operadores, así como aquellas personas o terceros que en razón del cumplimiento de sus funciones o interacción con VEHÍCULOS DEL LLANO S.A.S compartan, utilicen, recolecten, procesen, intercambien o consulten su información, al igual que a las entidades de control y demás entidades relacionadas que accedan, ya sea interna o externamente a cualquier activo de información, independientemente de su ubicación.

Finalidad: Análisis de información a través de herramientas de inteligencia artificial que garanticen niveles de seguridad adecuados.

3. DEFINICIONES

• Datos personales: Toda información sobre una persona física identificada o identificable.
• Encargado del tratamiento: Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Interesado: Se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad de dicha persona.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.
• Violación de la seguridad de los datos personales: Toda violación de la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.

4. RESPONSABILIDADES

• VEHÍCULOS DEL LLANO S.A.S: Directo responsable del tratamiento y privacidad de datos.
• Representante Legal: Principal representante de la persona Jurídica.
• Líder Jurídica: Verificar el cumplimiento de la política.

5. DESARROLLO

Protegiendo su Privacidad e Información

Su privacidad es importante para nosotros. Por ello, VEHÍCULOS DEL LLANO S.A.S. (en adelante VEHILLANOS) se compromete a actuar con responsabilidad al momento de recopilar sus Datos Personales, y a proteger su privacidad. Los “Datos Personales” es aquella información que lo identifica y se relaciona con usted o con otras personas (como, por ejemplo, las personas a su cargo que directamente, o por intermedio suyo, nos entregan su información).

Si bien esta Política de Privacidad no constituye un contrato ni crea derechos legales, sí expresa el compromiso de VEHILLANOS de proteger sus Datos Personales. VEHILLANOS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento y notificará a sus usuarios sobre cualquier cambio en dicha Política, actualizando el contenido de ésta en la página Web, junto con la fecha de la última actualización. Esta Política de Privacidad lo ayudará a despejar sus dudas acerca de las fuentes y tipo de información que recibimos, cómo la utilizamos, cuándo puede ser compartida con otros, y cómo salvaguardamos su confidencialidad y seguridad. Además, le informamos cómo corregir la información que usted nos brinda y a limitar la divulgación de esta información a terceros. Esta Política de Privacidad es aplicable pero no limitada a, cotizaciones, ventas, investigaciones de mercado y servicio de atención al cliente.

• Identificación del responsable de tratamiento de sus Datos Personales

VEHÍCULOS DEL LLANO S.A.S.

NIT 800.142.319-5

Av al llano Cra. 23. 37D – 48. Villavicencio – Meta, Colombia

Teléfono: 310 619 5567

www.vehillanos.com.co

• Tipo de información solicitada y ¿cómo la obtenemos?

Con el fin de facilitar el contacto con usted y de administrar nuestro negocio, recibimos, recolectamos y mantenemos sus Datos Personales. Para poder entender y satisfacer sus necesidades, VEHILLANOS obtiene información de sus clientes a través de muchas fuentes, tales como:

• Usted, cuando voluntariamente nos brinda información.
• Sus transacciones con nosotros o con nuestros aliados.

Los Datos Personales que recogemos de nuestros clientes a través de estas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, direcciones y números de teléfono.
• Direcciones de correo electrónico.
• Información necesaria para facilitar la venta u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.

Número de cédula o número de pasaporte, nacionalidad y país de residencia.

• ¿Cómo es utilizada su información?

VEHILLANOS utiliza Datos Personales de identidad para completar transacciones y llenar solicitudes para obtener nuestros servicios. VEHILLANOS le pedirá brindar Datos Personales al momento de hacer cotizaciones para comprar bienes, productos y/o servicios que incluyen, pero no se limitan a venta de vehículos, venta de repuestos, venta de seguros, prestación de servicios técnicos, servicios de soluciones logísticas y campañas de seguridad.

Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con la venta o algún otro servicio que usted solicite, VEHILLANOS puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como pero no limitados a, administración de sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorias, marketing, evaluaciones de servicio, procesamiento y verificación de cheques o tarjetas de crédito, correspondencia de nuestra área de Atención al Cliente, control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo mas no limitándose a consulta en listas restrictivas, para el control de lavado de activos o financiación del terrorismo administradas por organismos internacionales o cualquier autoridad nacional o extranjera, consulta en fuentes de antecedentes judiciales, geolocalización y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llegasen a implementar.

En la medida que lo requiera la Ley, brindaremos sus Datos Personales a las autoridades administrativas, gubernamentales o judiciales o a terceros que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal. De la misma manera y si la Ley lo permite, podremos usar o revelar su información para proteger los derechos o el patrimonio de VEHILLANOS, de nuestros clientes, de nuestro sitio web o de sus usuarios.

VEHILLANOS no vende la información de clientes, ni comparte su dirección electrónica o datos de contacto con terceros, excepto por lo expresamente establecido de conformidad con esta política. Sin embargo, podemos divulgar y divulgaremos información de nuestros clientes a AUTOMOTORES TOYOTA COLOMBIA S.A.S., nuestros socios y/o a terceros no afiliados para poder brindarle los productos y servicios solicitados, evaluar los productos y servicios que le hemos ofrecido y/o proteger su seguridad o integridad. 

Asimismo, VEHILLANOS puede combinar la información recibida de usted con información recolectada de otras fuentes. Esta información sería utilizada para proporcionarle las ofertas y/o servicios que se ajusten específicamente a sus intereses y/o proteger su seguridad o integridad.

En el caso de que vendamos o cedamos una unidad comercial a otra compañía y sus Datos Personales sean usados por dicha unidad comercial, entonces su información puede ser transferida al comprador junto con el negocio, para que éste pueda utilizarla de la misma manera. Además, podríamos proporcionar a terceros la información que recolectamos de usted, con la finalidad de que éstos distribuyan o informen promociones, concursos, encuestas de marketing, focus groups, entrevistas y otras oportunidades ofrecidas por ATC. Estos terceros están sujetos a estrictos requisitos de confidencialidad y seguridad de información, y luego de completar sus servicios, toda la información de los clientes es devuelta a VEHILLANOS o destruida. Usted podrá restringir estas comunicaciones de marketing y la divulgación de su información a terceros, de conformidad con el procedimiento establecido en la Ley 2300 del 2023 la cual tiene por objeto proteger el derecho a la intimidad de los consumidores y/o cualquier otra que la modifique, aclare o revoque.

En caso que usted no desee recibir comunicaciones por parte de nosotros, podrá optar por no ser incluido en la lista de distribución al momento de brindarnos su información, o durante todo el tiempo que se encuentre incluido. Si usted actualmente no es un cliente, pero desea ser incluido en la lista de distribución, las compañías afiliadas o de terceros cuidadosamente seleccionados con quienes mantenemos una relación de negocios, entonces podrá enviarnos su solicitud vía correo electrónico a clientes@vehillanos.com.co.

•  Datos Sensibles

VEHILLANOS no realizará tratamiento de información sensible, relacionada entre otros, con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, o datos de la salud.

• Datos de Menores de Edad

VEHILLANOS no realizará tratamiento de datos de menores de edad, salvo por actividades y eventos especiales en los cuales, con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, y para fines especiales sea necesario y se mantengan solo por el tiempo requerido para cumplir el propósito del tratamiento.

El suministro de los Datos Personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. El tratamiento de los datos de los menores de edad se hará dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Transferencia y/o Trasmisión internacional de Datos Personales.

Dada la naturaleza de nuestro negocio, para los fines arriba indicados y sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, nos autoriza de forma expresa e inequívoca para que podemos transferir y/o transmitir Datos Personales a personas jurídicas que tienen la calidad de filiales, subsidiarias, o vinculadas a VEHILLANOS u otras entidades situadas en países (incluso Estados Unidos y otros países que tienen un régimen de protección de datos diferente al del país donde usted tiene su sede). Podemos transferir y/o transmitir la información a nivel internacional por ejemplo a Toyota Motor Corporation, proveedores de servicios, ajustadores, call centers, investigadores, intermediarios de seguros, compañías de asistencia, socios comerciales y autoridades gubernamentales o públicas con las finalidades enunciadas en la presente Política. Sin perjuicio de los parámetros que sobre el particular establezca la autoridad de protección de datos en Colombia, VEHILLANOS realizará, en cada caso, el proceso de debida diligencia a fin de verificar que el país receptor de los Datos Personales cuenta, cuando menos, con similares estándares de protección de datos a los previstos por la regulación colombiana. El receptor de los Datos Personales deberá comprometerse a observar los términos y condiciones previstos en esta Política. Adicionalmente, usted podrá ejercer siempre y en todo momento sus derechos derivados del hábeas data – dentro de los procedimientos previstos en la ley colombiana aplicable – directamente ante VEHILLANOS, sin tener que acudir a terceros ubicados en un país diferente.

• Uso del sitio por parte de menores de edad

Este sitio web no está destinado al uso de personas que tengan menos de dieciocho (18) años, y pedimos que estas personas no incluyan Datos Personales en este sitio web. En el evento en que usted nos revele o entregue información sobre menores de edad, usted se compromete a obtener la autorización expresa del padre y/o representante legal del menor, informándole de manera exacta (i) los Datos Personales que nos ha suministrado; (ii) el propósito de la entrega de dicha información; (iii) la forma como podremos usarla de acuerdo con esta Política; y (iv) el hecho de que dicha información puede ser eventualmente transferida a terceros países en los términos y condiciones descritos en esta Política; (v) el derecho del menor de emitir su opinión sobre la recolección y uso de los Datos Personales.

• Datos Personales de otras personas

Si proporciona Datos Personales a VEHILLANOS en relación con otras personas, usted acepta: (a) informar a la persona sobre el contenido de esta Política de Privacidad, y (b) obtener el consentimiento legalmente necesario para la recopilación, uso, divulgación y transferencia (incluso la transferencia a otros países) de Datos Personales acerca de la persona de acuerdo con esta Política de Privacidad.

• Grabaciones telefónicas

Para efectos de prestar un mejor servicio, realizar un adecuado control de calidad y dejar constancia de su consentimiento o de seguimiento a las comunicaciones, VEHILLANOS realizará grabaciones de llamadas telefónicas.

• Grabaciones circuito de vigilancia

Con el propósito de ofrecer un servicio de mayor calidad y garantizar la seguridad dentro de las instalaciones, VEHILLANOS ha implementado un circuito cerrado de vigilancia. Este sistema permite la grabación y monitoreo continuo de diversas áreas, asegurando así una supervisión constante y eficaz. Es importante que los usuarios y visitantes tengan en cuenta que, en cualquier momento, pueden ser grabados o monitoreados por las cámaras de seguridad, contribuyendo a un entorno más seguro y controlado. La información recopilada a través de estas grabaciones se maneja con estricta confidencialidad y se utiliza únicamente con fines de seguridad y mejora del servicio.

La implementación de este sistema se ha realizado con el mayor respeto a la privacidad y protección de los datos personales de los titulares de la información, cumpliendo con todas las normativas y estándares legales vigentes en materia de protección de datos.

• Datos Biométricos

Para mejorar la seguridad en las instalaciones de VEHILLANOS, se ha implementado un sistema de identificación biométrica. Este sistema permite la identificación y autenticación de los empleados mediante métodos avanzados como el reconocimiento de escaneo facial y toma de huella dactilar, ofreciendo un control de acceso más seguro y fiable. La implementación de este sistema se ha realizado con el mayor respeto a la privacidad y protección de los datos personales de los empleados, cumpliendo con todas las normativas y estándares legales vigentes en materia de protección de datos.

• A quién contactar en relación con sus Datos Personales

Si usted tiene alguna pregunta acerca de nuestro uso o tratamiento de sus Datos Personales o si desea ejercer los derechos establecidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 “Habeas Data” podrá:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente Al responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento

c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado de éste, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a las disposiciones en materia de protección de datos.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Puede enviar un correo electrónico a clientes@vehillanos.com.co o contáctenos a la Línea 310 619 5567.

• Seguridad de la información

La seguridad de la información es importante en VEHILLANOS. Mantenemos estrictos procedimientos físicos, electrónicos y administrativos para proteger los Datos Personales y revisamos con regularidad nuestros estándares y procedimientos de seguridad para proteger dicha información contra accesos no autorizados. Cualquier consideración o comentario que tenga con relación a la seguridad usada en el manejo de su información no dude en enviar un correo electrónico a clientes@vehillanos.com.co o contáctenos a la Línea 310 619 5567.

• Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales

VEHILLANOS cumple con la Ley de protección de datos personales, en la medida en que ésta aplique a información mantenida por VEHILLANOS. Esto le brinda ciertos derechos en relación con la información que conservamos sobre usted, lo que incluye el derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus Datos Personales a través de los canales de atención indicados. Por favor, recuerde que las regulaciones de seguridad nos exigen brindar a las autoridades acceso a la información suministrada por nuestros clientes.

•  Para no recibir comunicaciones promocionales y evitar la divulgación de sus Datos Personales a terceros

Si usted no desea que VEHILLANOS utilice o comparta sus Datos Personales con la finalidad de enviarle materiales promocionales o de marketing, puede enviar un correo electrónico a clientes@vehillanos.com.co o contáctenos a la Línea 310 619 5567 y/o registrarse directamente en el sitio de la Comisión de Regulación de Comunicaciones en la plataforma del Registro Nacional de Excluidos.  

Tenga en cuenta que si su solicitud no fue tramitada mediante la plataforma del Registro Nacional de Excluidos es probable que siga recibiendo comunicaciones que ya estaban en proceso de ser enviadas antes de recibir su solicitud.

•  ¿Cómo contactarnos?

Si tiene alguna pregunta, comentario o inquietud respecto de nuestras políticas de privacidad, comuníquese con nosotros al correo electrónico clientes@vehillanos.com.co o contáctenos a la Línea 310 619 5567.

Si usted desea que retiremos todos sus Datos Personales que mantenemos sobre usted en nuestros registros, ingrese a la página web oficial en la opción “Solicitud de Revocatoria de Tratamiento de Datos” o en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScfABujUDJksqpRn8HXO49RA9kvZXYE-SKbijwHsoV7MD5GdA/viewform o envíe un mensaje al mismo correo anteriormente señalado, indicando sus datos y realizando dicha solicitud de acuerdo con los requisitos legales. Recuerde, sin embargo, que para poder ofrecerle nuestros servicios requeriremos de cierta información importante de parte de usted, y si usted nos pide retirar una parte o la totalidad de dicha información.

Mediante la autorización otorgada usted reconoce que VEHILLANOS le ha informado cuáles son las finalidades del tratamiento y le ha comunicado sus derechos referentes a la posibilidad de solicitar conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales; conocer sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales; solicitar prueba de la presente autorización; revocar su autorización para el tratamiento o solicitar la supresión de sus Datos Personales y acceder en forma gratuita a ellos, de acuerdo a lo señalado en estas políticas. Reconoce que puede ejercer sus derechos como titular de los Datos Personales a través del correo electrónico clientes@vehillanos.com.co y a través del número 310 619 5567, así como presentando ante la Superintendencia de Industria y Comercio reclamaciones de acuerdo con la Ley que regula el Hábeas Data.

• Solicitudes de acceso y corrección, preguntas y reclamos

Para el ejercicio de sus derechos, el titular de la información podrá presentar consultas o reclamos:

a. Procedimiento para realizar consultas (solicitar prueba del consentimiento, conocer los datos que se han recolectado y el tratamiento aplicado).

El titular podrá presentar consultas sobre su Información Personal, almacenada en nuestras bases de datos, de conformidad con las siguientes reglas:

• Analizaremos la consulta para verificar su identidad. Si la consulta la realiza una persona distinta al titular de Datos Personales y no se acredita que actúa en nombre de este último de acuerdo con la legislación vigente, la consulta será rechazada.

• Todas las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción y de acuerdo con los demás términos previstos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Si no fuese posible atender la consulta dentro de dicho término, será posible ampliar el plazo por un máximo de cinco (5) días hábiles, siempre y cuando se informe al interesado expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

b. Procedimiento para presentar reclamos sobre actualización, rectificación, supresión o revocación del consentimiento:

Si considera que su información personal almacenada en las bases de datos de VEHILLANOS debe ser actualizada, corregida o suprimida, o si cree que VEHILLANOS ha incumplido alguno de sus deberes como responsable del tratamiento, puede presentar un reclamo siguiendo estas pautas:

• Analizaremos el reclamo para verificar su identidad. Si la reclamación es realizada por una persona distinta al titular y no se evidencia su representación de acuerdo con la legislación vigente, el reclamo será rechazado.

• El plazo máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción, conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho término, será posible ampliar el plazo un máximo de ocho (8) días hábiles, siempre y cuando se informe al interesado expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamo.
•  Modificaciones a la Política de Privacidad

VEHILLANOS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado aquí, así que asegúrese de revisar esta página periódicamente. Si bien esta Política de Privacidad no constituye un contrato ni crea derechos legales, sí sirve como expresión del compromiso de VEHILLANOS de proteger sus Datos Personales.

• Vigencia de la Política de Privacidad

Esta Política de Tratamiento de la información fue publicada en la página web en el mes de junio de 2025. Las áreas especialmente impactadas fueron informadas de estas disposiciones de manera previa a su publicación, y la Compañía realizó un trabajo colectivo orientado a difundir los aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la Ley.